Als Selbstständiger oder Inhaber eines kleines Unternehmen kennst Du das bestimmt: Der Schreibtisch quillt über, wichtige Dokumente sind nicht auffindbar und die Zettelwirtschaft nimmt überhand. Termine werden vergessen, E-Mails gehen unter und die Buchhaltung lauert auch schon in der Ecke!
Doch keine Sorge, es gibt eine Lösung: Eine digitale Büroorganisation kann Dir dabei helfen, wieder Herr der Lage zu werden und Dir mehr Struktur und Effizienz zu verschaffen.
Stell Dir vor, Du könntest von überall aus arbeiten, hättest alle wichtigen Dokumente jederzeit und überall griffbereit und könntest Dich auf das Wesentliche konzentrieren – Dein Business. Klingt das nicht toll? Mit einer digitalen Büroorganisation ist genau das möglich! Also, schauen wir uns das Ganze einmal genauer an.
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Vorteile einer digitalen Büroorganisation
Die Digitalisierung Deines Büros bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Hier sind einige der wichtigsten:
1. Ortsunabhängiges Arbeiten
Der Laptop oder Dein Tablet sind Dein Büro! Greife von überall auf Deine Dokumente und Daten zu. Egal ob zu Hause, im Café, im Coworking Space oder am Strand. (Nun gut. Beim Gedanken an Sand, Wind, Wasser in Verbindung mit meinem Laptop bekomme ich eher ein ungutes Gefühl …)
Kurz gesagt: Du bist nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden und kannst Deine Arbeitszeit flexibel gestalten. Das erhöht Deine Flexibilität und somit auch Deine Lebensqualität enorm.
2. Effizienzsteigerung
Ja, ich wiederhole mich: Standardisierte Prozesse sparen Zeit und vermeiden Fehler. Durch die Digitalisierung Deiner Arbeitsabläufe kannst Du viele Aufgaben automatisieren und so wertvolle Zeit gewinnen. Stell Dir vor, Du müsstest Rechnungen nicht mehr manuell erstellen oder Kundendaten nicht mehr mühsam in Tabellen ein- oder übertragen. Digitale Tools übernehmen diese Aufgaben für Dich und Du kannst Dich auf wichtigere Dinge konzentrieren.
3. Kostenreduktion
Reduziere Kosten für Papier und Toner oder Aktenordner. All das kostet Geld und Platz. In einem digitalen Büro kannst Du auf vieles davon verzichten und so Deine Kosten senken.
Aber noch viel wichtiger: Durch die effizientere Arbeit sparst Du Zeit und den Aufwand, zum Beispiel für die Archivierung und das Suchen von Dokumenten oder die händische Übertragung der immer gleichen Daten von einem System ins andere.
4. Verbesserte Zusammenarbeit
Teile Deine Dokumente und Informationen einfach mit Deinem Team und/oder Kunden und auch Freelancern. Digitale Tools wie z.B. *MeisterTask, Seatable oder Google Workspace ermöglichen eine effiziente und transparente Zusammenarbeit. Du kannst Dokumente online freigeben, gemeinsam bearbeiten und jederzeit auf dem aktuellen Stand bleiben. Das erleichtert die Kommunikation und beschleunigt die Projekt- bzw. Auftragsabwicklung.
5. Bessere Übersicht, Struktur und Kontrolle
Behalte jederzeit den Überblick über Deine Finanzen, Dokumente, Projekte und Kunden.
Digitale Tools bieten Dir eine zentrale Plattform für alle wichtigen Informationen. Du siehst auf einen Blick, welche Aufgaben anstehen, welche Projekte erfolgreich verlaufen und welche Kunden besondere Aufmerksamkeit benötigen.
So kannst Du Dir beispielsweise mit Seatable, Make,
*Lexware Office, Google Drive und *MeisterTask komplett eigene digitale Strukturen und Systeme schaffen.
6 Nachhaltigkeit
Zu guter Letzt: Reduziere Deinen Papierverbrauch und schone die Umwelt. Ein digitales Büro ist ein wichtiger Beitrag zu einem nachhaltigeren Umgang mit Ressourcen.
Schritt für Schritt zur digitalen Büroorganisation
1. Analysiere Deine aktuellen Prozesse und Probleme
Bevor Du mit der Digitalisierung Deiner Abläufe startest, solltest Du Dir einen Überblick über Deine aktuellen Prozesse verschaffen. Welche Aufgaben fallen in Deinem Büro an? Wie werden diese Aufgaben aktuell erledigt? Wo gibt es Schwachstellen und Verbesserungspotenzial? Notiere Dir Deine Beobachtungen, um im nächsten Schritt die passenden Lösungen zu finden.
Vernachlässige diesen Punkt auf keinen Fall. Denn nur, wenn Deine Prozesse stehen und Du einen Überblick darüber hast, kannst Du im Folgenden darauf aufbauen.
2. Starte mit Deiner digitalen Ablage
Eine gut strukturierte digitale Ablage ist das Herzstück Deiner digitalen Büroorganisation. Lege klare Ordnerstrukturen fest und verwende aussagekräftige Dateinamen. So findest Du alle wichtigen Dokumente schnell und einfach wieder.
Nutze Cloud-Speicherdienste wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive oder auch ein spezielles Dokumentenmanagement-System wie z.B. fileee, um Deine Daten sicher und von überall zugänglich zu speichern.
Beachte dabei, dass bestimmte Dokumente GoBD-konform archiviert werden müssen.
3. Digitalisiere und vereinheitliche Deine Kommunikation
Nutze digitale Tools für die Kommunikation mit Kunden und Deinem Team. E-Mail, Chat-Programme wie Slack oder Microsoft Teams und Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Google Meet erleichtern die Zusammenarbeit und sparen Zeit.
Wähle die Tools aus, die am besten zu Deinen Bedürfnissen und den Bedürfnissen Deiner Kunden und Mitarbeiter passen. Beachte z. B., wenn Du einen Chat für Deine Website anbietest, dass Du dann natürlich auch für diesen Chat verfügbar sein musst.
4. Digitale Tools und Einführung von (kleinen) Automatisierungen
Es gibt eine Vielzahl von digitalen Tools, die Dich bei Deiner Büroorganisation unterstützen können. Dazu gehören beispielsweise
- Projektmanagement-Tools wie *MeisterTask, Asana oder Trello,
- CRM-Systeme wie *CentralStationCRM, HubSpot oder ein minimalistisches CRM mit SeaTable
- Newsletter-Tools wie CleverReach und *rapidmail,
- Buchhaltungssoftware wie *Lexware Office,
- Terminbuchungstools wie *TuCalendi
- und zum Schluss auch NoCode-Automatisierungstools wie z.B. *Make oder Zapier.
5. Schulung und Einarbeitung
Falls Du Mitarbeiter hast: Führe Dein Team Schritt für Schritt an die neuen digitalen Tools und Prozesse heran, lass sie ggf. an der Testphase teilhaben. Biete Schulungen oder SOPs an und stelle sicher, dass alle Mitarbeiter die neuen Systeme verstehen und bedienen können.
Nur so kann die digitale Transformation Deines Büros erfolgreich sein.
Fazit: Mit digitaler Büroorganisation zu mehr Struktur und Effizienz
Eine digitale Büroorganisation bringt Dir als Selbstständiger viele Vorteile. Du sparst Zeit und Geld, vermeidest Fehler und kannst von überall aus arbeiten.
Mit den richtigen Tools und Prozessen schaffst Du Dir mehr Struktur und Freiräume für Dein Business und kannst Dich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
Neugierig geworden? In einem weiteren Blogartikel zeige ich Dir, wie Du mit kleinen Automatisierungen Deinen Büroalltag noch effizienter gestalten kannst. Hier geht’s lang.