Je näher der 1. Januar 2025 rückt, umso mehr Bedenken höre ich von Seiten mancher Selbstständiger, die sie bezüglich der Einführung der E-Rechnungspflicht haben. Zur Beruhigung: Ab 2025 bist Du erst einmal nur zum Empfang verpflichtet. Trotzdem solltest Du Dich als Soloselbstständiger oder Inhaber eines kleinen Unternehmens so früh wie möglich mit dem Thema des E-Rechnungs-Versands befassen. Denn: Die Umstellung auf die E-Rechnung stellt für uns Selbstständige auch eine riesengroße Chance dar!
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Bedenken, Ängste und Vorturteile in Bezug auf die E-Rechnung
In meiner täglichen Arbeit sehe ich immer wieder, dass Selbstständige ihre Rechnungen noch immer – obwohl nicht GoBD-konform – mit Word schreiben und ihre Buchhaltung mit Excel erledigen oder all ihre Belege in einen großen Schuhkarton werfen. In Bezug auf die E-Rechnung kommen nun häufig Bedenken, Ängste und Vorurteile zur Sprache:
- Ein hoher Arbeitsaufwand durch die Einführung und Umstellung auf eine (neue) Buchhaltungssoftware sowie die Angst vor Mehraufwand bei der Buchhaltung,
- hohe Kosten für die Anschaffung der Software (Lizenzgebühren),
- wenig Vertrauen in die digitale Technologie (Angst vor Verlust, Bedenken bzgl. der Speicherung der Daten und Archivierung),
- Bedenken wegen des Datenschutzes sowie
- der Gedanke, dass mit der E-Rechnung keine Anpassungen an individuelle Anforderungen möglich sind.
Doch genau damit möchte ich heute einmal „aufräumen“ und meine Gedanken zum Thema E-Rechnung mit Dir teilen.
Vorteile der E-Rechnung für Soloselbstständige und kleine Unternehmen
Ich verstehe die Einführung der E-Rechnung als Chance, sich mit seinen Prozessen, deren Effizienz und allgemein der Büroorganisation zu befassen, um auch in Zukunft gut aufgestellt zu sein und langsam aber sicher seinen kompletten Buchhaltungsworkflow digitaler zu gestalten. Denn die E-Rechnung zwingt uns nun quasi dazu, sich mit unseren Prozessen bei der Buchhaltung sowie dem kompletten Workflow von Rechnungsempfang und -versand zu befassen.
Dabei ergeben sich aus meiner Sicht folgende Vorteile:
- Durch die Einführung der E-Rechnung ergibt sich die Chance, seine Prozesse zu digitalisieren, papierlos zu arbeiten und ggf. auch Automationen einzuführen.
- Durch das automatische Auslesen der XML-Datei, die beispielsweise in eine ZUGFeRD-Rechnung eingebettet ist (= hybride Rechnung aus „normalem“ PDF sowie einer XML-Datei) werden Fehler reduziert, die durch das händische Erfassung von Rechnungsdaten entstehen können.
- Bei regelmäßiger „Pflege“ von Ein- und Ausgangsrechnungen und einer Anbindung von Bankkonten an die Buchhaltungssoftware hat man stets einen tagesaktuellen Überblick über offene und bezahlte Rechnungen, aber auch Liquidität und eine Vorausschau auf die voraussichtliche Umsatzsteuervorauszahlung.
- Durch die Arbeit in der Cloud – so man sich z.B. für eine Software wie *Lexware Office entscheidet, hat man immer und überall Zugriff auf seine Buchhaltungsdaten.
- Sofern man mit einer entsprechenden Software – ich arbeite seit Jahren mit *Lexware Office – arbeitet, werden die Belege direkt dort GoBD-konform archiviert.
Tipp: Der VGSD e.V. hat eine Checkliste mit über 40 Software-Anbietern zusammengestellt, mit welcher Du Dich über die verschiedenen Funktionen der verschiedenen Tools informieren kannst.
Beispiel: Aus- und Eingangsrechnungen in Lexware Office
Da ich bereits auf die Arbeit mit der E-Rechnung umgestellt habe, möchte ich Dir nun anhand von zwei Screenshots aus *Lexware Office einmal zeigen, wie das Ganze „von innen“ aussieht.
Ausgangsrechnungen an B2B-Kunden
Sobald eine Rechnung für einen Firmenkunden (also B2B) erstellt wird, erstellt das Programm nun automatisch eine Rechnung im ZUGFeRD-Format (PDF + XML). Dies sieht man auch direkt an dem Hinweis „Toll, Sie schreiben eine E-Rechnung!“, der einem nun angezeigt wird.
Eingangsrechnungen
Auch beim Rechnungseingang merkt *Lexware Office sofort, dass es sich um eine E-Rechnung handelt und verarbeitet diese Rechnung dann automatisch. Einmal noch kontrollieren, ob alles passt und kategorisieren. Und falls bereits ein passender Bankumsatz vorhanden ist, wird die Rechnung diesem direkt zugeordnet. Fertig!
Mein Fazit
Da ich meine Rechnungsbearbeitung in *Lexware Office bereits auf die Arbeit mit E-Rechnungen umgestellt habe, möchte ich zum Schluss noch einmal alle Vorteile kurz zusammenfassen:
Im Gegensatz zur Rechnungsbearbeitung und Buchhaltung mit Word und Excel bringt die digitale Buchhaltung (im Zusammenspiel mit der E-Rechnung) eine große Zeitersparnis mit sich, v.a., wenn man bisher noch „händisch“ gearbeitet hat. Daneben reduziert sich auch das Fehlerpotenzial, da auf händisches Erfassen weitestgehend verzichtet werden kann. Dies bringt zusammengefasst eine Kostensenkung – auch wenn man die Lizenzgebühren gegenrechnet.
Eine digitale Buchhaltung bietet einen besseren Überblick über seine Finanzen und offene Posten – und egal wo auf der Welt man sich gerade befindet.
Meiner Meinung nach stärkt der Versand von E-Rechnungen auch ein modernes und zukunftsgewandtes Image.
Der größte Vorteil ist aus meiner Sicht, dass man sich mit seinen Prozessen einmal wirklich befassen muss und so die Chance hat, diese Prozesse auch zu optimieren und zu digitalisieren.