Mit jeder E-Mail, jeder Anfrage, jedem neuen Projekt, aber auch jeder eingegangenen Rechnung oder jeder Marketingmaßnahme startet ein neuer Prozess. Wenn es sich nun um eine Aufgabe handelt, die sich zwar immer wiederholt, aber vielleicht nur ein- bis zweimal im Monat, musst Du jedes Mal wieder überlegen, was nun zu tun ist.
Um mir die Arbeit zu erleichtern, nutze ich Checklisten und Vorlagen. Wofür Du Checklisten verwenden kannst und welche Vorteile sie haben, das wollen wir uns in diesem Artikel einmal genauer anschauen.
Darum geht's hier
Die Podcast-Episode zum Artikel
Egal, ob Du soloselbstständig bist oder bereits ein kleines Team aufgebaut hast: Es lohnt sich, für alle Aufgaben, die immer wieder anfallen, mit Checklisten oder Vorlagen zu arbeiten. Denn so musst Du nicht jedes Mal aufs Neue überlegen, wie das denn eigentlich schon wieder ging und welche Arbeitsschritte nacheinander anfallen.
Es ist dabei empfehlenswert, mit einer entsprechenden Software zu arbeiten. Denn Papier ist geduldig – und geht auch gerne mal verloren. Zumal Du mit dem entsprechenden Tool jederzeit und von jedem Ort auf der Welt auf Deine Checklisten und Vorlagen zugreifen kannst.
Im Folgenden möchte ich sowohl Checklisten, als auch Vorlagen getrennt betrachten, bevor wir uns das Ganze noch einmal zusammenfassend ansehen.
Checklisten
Sobald Du eine Aufgabe öfter als einmal erledigen musst, empfehle ich Dir, mit standardisierten Checklisten zu arbeiten. Hierzu musst Du natürlich – wie immer – zuerst einmal dokumentieren, wie Deine Workflows für die jeweilige Aufgabe überhaupt aussehen, welche Schritte in welcher Reihenfolge sinnvoll sind und was genau zu tun ist.
Warum Du mit Checklisten arbeiten solltest
- Da Du Dich beim Aufbau von standardisierten Checklisten mit Deinem Workflow beschäftigen musst, findest Du schnell heraus, was die wesentlichen Arbeitsschritte sind und in welcher Reihenfolge sie Sinn ergeben.
- Durch den Aufbau von Checklisten kannst Du die verschiedenen Aufgaben einfach wiederholen, ohne lange zu überlegen, was zu tun ist oder die Angst, einen Schritt zu vergessen.
- Im Laufe der Zeit entwickelst Du Routinen, die die Erledigung der Aufgaben erleichtern.
- Mit einem Projektmanagement-Tool wie MeisterTask* kannst Du Deine Checklisten so programmieren, dass sie automatisch bei einem bestimmten Arbeitsschritt geladen werden, sodass Du sie genau dann zu sehen bekommst, wenn Du sie benötigst.
- Durch die Beschäftigung mit Deinen Workflows erkennst Du auch, welche Aufgaben sich evtl. auch mit einer kleinen Automation erledigen lassen, um Dir Deine Arbeit noch weiter zu erleichtern.
Beispiel-Checkliste
Ich habe Dir hier einmal eine Checkliste eingefügt, die ich verwende, wenn ich einen neuen Schreibservice-Kunden anlege. Einige Schritte laufen dabei automatisch im Hintergrund ab (z.B. das Anlegen des Nutzers in meiner E-Mail-Liste für die Kundeninformationen oder das Anlegen des Kunden in Lexware Office*), aber einige Schritte müssen händisch erledigt werden, da sie sehr individuell sind. Trotzdem folgen sie einem bestimmten Ablauf.
Damit diese Schritte in der richtigen Reihenfolge geschehen und ich auch in der Hektik des Alltags nichts vergesse, hangele ich mich auch nach über 16 Jahren Selbstständigkeit an dieser Checkliste entlang.
So erhält jeder einzelne Kunde dasselbe Neukunden-Onboarding. Nur der Inhalt des Willkommens-Pakets ändert sich nach Jahreszeit etwas (z.B. lege ich im Sommer keine Schokolade bei, sondern eine andere Kleinigkeit, die sich für warme Temperaturen besser eignet).
Kleiner Nebeneffekt: Durch das Abhaken der jeweiligen Arbeitsschritte stellt sich schnell ein Erfolgserlebnis ein, wenn Du siehst, welche Teilaufgaben bereits erledigt sind!
Tool-Empfehlung: MeisterTask*
Ich nutze für meine komplette Aufgaben- und Projektverwaltung die Software MeisterTask*. Als Certified MeisterTask Expert stehe ich Dir gerne bei der Einführung zur Seite. Tipp: Mit dem Rabattcode LANKES10 erhältst Du 10 % Rabatt auf Deine erste Rechnung.
Vorlagen
Sicherlich erhälst Du auch immer wieder ähnliche Anfragen oder musst ähnliche Antworten versenden. Für Deine E-Mails sind Vorlagen bestens geeignet, damit Du nicht immer wieder dieselben Texte scheiben musst.
Vorlagen eignen sich aber nicht nur für E-Mails, Briefe oder ähnliche Dokumente. Ich arbeite auch für meinen Content mit Bildvorlagen. Hierzu habe ich mir je nach Plattform bzw. Content-Art Vorlagen auf Canva angelegt, die ich dann jeweils nur noch kurz anpasse, statt mich stundenlang in dem Programm zu verlieren.
Wofür Du Vorlagen erstellen kannst
Ich verwende beispielsweise Vorlagen für:
- E-Mails
Hier arbeite ich sowohl mit komplett ausformulierten Vorlagen, als auch mit kleineren Snippets, die ich in eine E-Mail einfügen kann. - Dokumente
Hier verwende ich Vorlagen vor allen Dingen für Verträge und Willkommens-Dokumente beim Neukunden-Onboarding, sodass ich die entsprechenden Daten nur noch einsetzen muss. - Social Media
Für meinen Content habe ich mir einmalig Grafik-Vorlagen in verschiedenen Formaten angelegt. Hier überschreibe ich dann nur noch den Text und füge (je nach Beitrag/Plattform) ein anderes Hintergrundbild ein. Genauso verhält es sich mit dem Episodencover meines Podcasts. - Newsletter
Für meinen wöchentlichen Newsletter, den BÜROBRIEF, habe ich mir ebenfalls eine grobe Vorlage angelegt. Allerdings besteht meine Vorlage hier nur aus dem Design sowie den sich stets wiederholenden Unterpunkten, die dann noch mit Inhalt befüllt werden und selbstverständlich keine komplette Textvorlage.
Vielleicht hast Du ja noch weitere Ideen, wofür Du Vorlagen erstellen könntest.
Beispiel-Vorlage
Als Beispiels zeige ich Dir eine Vorlage aus meinem CRM-System. Selbstverständlich kannst Du Deine Vorlagen aber auch in einem „normalen“ E-Mail-Programm anlegen.
Ich habe hier eine E-Mail-Vorlage einer Auftragsbestätigung, bei der ich nur noch die Briefanrede einfüge (da ich Kunden habe, die mit Du angesprochen werden, andere aber mit Sie, erledige ich diesen Schritt in der 1:1-Arbeit noch händisch). Der Rest der E-Mail wird von HubSpot selbst generiert. Einmal drüberlesen, ob alles passt oder es noch eine extra Information benötigt und „ab die Post“.
Neben der Zeitersparnis und der Vermeidung von Fehlern (durch Copy & Paste oder händisches Schreiben) ist auch die Stärkung Deines Brandings ein Vorteil, den Du nicht vernachlässigen sollest. Wenn Du nämlich immer wieder dieselben bzw. ähnliche Designs verwendest, steigerst Du Deinen Wiedererkennungswert immer weiter.
Wenn Du mit der Arbeit mit Vorlagen starten möchtest, ist es genauso wichtig, einmal aufzuschreiben, welche Textbestandteile immer wieder in derselben Form vorkommen und welche Teile individuell gehalten werden müssen. Anschließend kannst Du Dich dann ans Ausformulieren bzw. gestalten machen.
Fazit
Durch die Arbeit mit Vorlagen und Checklisten vereinfachst Du Deinen Arbeitsalltag und gibst Deinen Prozessen Struktur. Du sparst Zeit ein, weil Du die Aufgaben strukturiert abarbeiten kannst, statt jedes Mal aufs Neue zu beginnen. Zudem sparst Du Dir auch das ständige Tippen immer ähnlicher bzw. gleicher Texte.
Ein zusätzlicher Pluspunkt – sofern Du Mitarbeiter hast -, dass Du Deinem Team die Urlaubs-/Krankheitsvertretung enorm erleichterst, da eine Hilfestellung vorliegt, an der sie sich entlanghangeln können.
Durch den Einsatz von Checklisten und damit auch eventueller Automationen kleinerer (aber in Summe Zeit fressender) Aufgaben, kannst Du Deine Dienstleistung sogar in einem gewissen Maße skalieren!
Durch die immer gleichen Designs und auch den immer gleichen Text-Stil stärkst Du Dein Branding bzw. die Corporate Identity Deines Unternehmens.
Und das Wichtigste: Durch standardisierte Abläufe verbesserst Du die Qualität Deiner Dienstleistung bzw. Workflows, kannst jedem Kunden dieselbe Leistung bieten und steigerst so als Ergebnis die Zufriedenheit Deiner Kunden.
Du hast nun gesehen, wie Du mit standardisierten Checklisten und Vorlagen Zeit sparst, Strukturen schaffst und so die Qualität Deiner Arbeit und somit im Ergebnis auch die Zufriedenheit Deiner Kunden steigern kannst.