Der Herbst ist da und das Jahresende rückt unaufhaltsam näher. Damit Du die letzten Monate des Jahres entspannt genießen kannst und nicht in Arbeit untergehst, solltest Du jetzt schon mit der Planung beginnen.
In diesem Artikel gebe ich Dir praktische Tipps, wie du Deinen Büroalltag im letzten Quartal organisieren und Stress vermeiden kannst. Von der Analyse Deiner Geschäftsziele bis hin zur Planung der Weihnachtsfeier – hier findest kurz und prägnant wichtige Punkte, die jetzt anpacken solltest.
Starte jetzt durch und sichere Dir ein stressfreies Jahresende!
1. Überprüfe den Status quo
Bevor Du mit irgendetwas anderem beginnst, solltest Du erst einmal überprüfen, ob und welche Deine Ziele Du dieses Jahr bereits erreicht hast, wie der aktuelle Stand ist und welche Schlüsse Du daraus ziehen kannst. Hast Du noch besondere Events vor oder liegen noch dringende Dinge an?
Hierzu solltest Du Dir beispielsweise folgende Fragen stellen, die sich in zwei Bereiche aufteilen:
Verkaufs-/Umsatzziele und -aktivitäten
Zuerst einmal solltest Du Dich darum kümmern, zu analysieren, ob Du Deine Ziele erreicht hast und welche Konsequenzen Du daraus ziehen möchtest, um Dein Jahr erfolgreich zu beenden und ggf. auch noch ein paar Dinge in die richtige Richtung zu drehen, falls es in machen Punkten nicht so gut gelaufen ist.
Hier zwei Beispiele für Deine Analyse:
Verkaufs-/Umsatzziele und Marketingaktivitäten
Welche Verkaufs-/Umsatzziele hast Du Dir für dieses Jahr vorgenommen? Hast Du sie bereits erreicht? Oder gibt es noch etwas aufzuholen?
Analysiere, welche Verkaufsaktionen besonders gut funktioniert haben und speichere sie Dir ab, um sie ggf. dieses Jahr noch einmal zu wiederholen, sofern Du noch ausreichend Kapazitäten hast.
Follower auf Social Media / Newsletter-Abonnenten
Wie haben sich Deine Follower auf Social Media bzw. die Abonnenten-Zahlen Deines Newsletters entwickelt? Bist Du zufrieden? Gibt es besondere Entwicklungen, die Du auf spezielle Aktionen zurückführen kannst (sowohl positiv, als auch negativ)?
Organisatorisches
Neben Deinen Umsatz- und Verkaufszielen gib es aber besonders zum Jahresende – neben anderen fristgebundenen Dingen, die sowieso jeden Monat bzw. jedes Quartal anfallen – auch unendlich viele organisatorische Dinge zu erledigen.
Auch hier solltest Du einmal überprüfen, was Du noch zu erledigen hast. Hier kannst Du entweder mit einer Liste, aber beispielsweise auch mit einer Mind-Map arbeiten.
Folgende Gedanken solltest Du Dir schon jetzt machen:
Überprüfe Deine Buchhaltung
Der Punkt Buchhaltung ist zwar eine laufende Tätigkeit. Trotzdem lohnt es sich, auch immer wieder einmal genauer hinzuschauen: Hast Du alle Rechnungen gestellt und wurden sie bezahlt? Muss ggf. noch etwas gemahnt werden? Wie sieht Deine Liquidität für die nächsten Monate aus? Fehlen evtl. noch Belege, die Du schon längst angefordert, aber nicht erhalten hast?
Mitarbeiterfeedback
Wenn Du ein Team hast, möchtest Du vielleicht Mitarbeitergespräche führen? Wenn ja, dann ist jetzt ein guter Zeitpunkt dazu. Gib Deinen Mitarbeitern Feedback zu ihrer Arbeit und ihren Leistungen. Aber hör auch genau hin, was sie Dir zu berichten oder zu bemängeln haben. Gibt es vielleicht Vorschläge oder Ideen für einen besseren Ablauf oder für ein gutes Arbeitsklima?
Betriebsurlaub
Planst Du über den Jahreswechsel einen Betriebsurlaub? Dann solltest Du - je nach Dienstleistung - damit anfangen, Deine Kunden darauf hinzuweisen. Sei es in einem Newsletter, später auch in Diener E-Mail-Signatur, darauf hinzuweisen.
Aus Erfahrung kann ich Dir sagen, ich nutze all diese Möglichkeiten und Du kannst Deine Kunden nicht oft genug darauf hinweisen!
Weihnachtsfeier
Planst du eine Weihnachtsfeier mit Deinem Team? Dann bist Du jetzt - je nach Location und Gästeanzahl - vielleicht sogar schon zu spät dran. Mach Dir also jetzt Gedanken darüber, wann und wo Deine Weihnachtsfeier stattfinden soll, wer eingeladen wird etc. Kümmere Dich schon jetzt um die Reservierung und versende zumindest ein "Save the Date" an die vorgesehenen Gäste. Denn, Du weißt es ja selbst, dass sich Kalender im Dezember schneller füllen, als Du Weihnachten sagen kannst ...
Geschenke
Wenn wir schon beim Thema Weihnachten sind: Beginne schon jetzt, Dir Gedanken über Geschenke für Mitarbeiter und/oder Kunden zu machen. Wer soll was bekommen, was darf es kosten und wann/wo soll wer diese Geschenke besorgen?
2. Konsequenzen daraus
Nun musst Du natürlich mit den erarbeiteten Kenntnissen arbeiten. Ich arbeite hier gerne mit einer Mind-Map. Für jedes Thema ein Punkt und dort zweigen verschiedene Dinge ab. Nun kannst Du auch Dinge mit Priorität markieren und die Aufgaben entsprechend auf- und verteilen.
Erstelle Dir also eine genaue To-do-Liste mit Dingen, die zu erledigen sind. Und nun achte darauf, Dir nicht zu viel aufzuladen. Du hast noch Zeit! Plane Dir feste Termine ein, zu denen bestimmte Aufgaben fertig sein sollen/müssen und delegiere die Aufgaben – falls vorhanden – an Mitarbeiter oder auch Freelancer/virtuelle Assistenten oder auch an einen externen Büroservice. 😉
Tool-Tipp: Ich plane hier voll digital, d.h. ich erstelle bei solch großen Themen gerne die besagte MindMap. Hierzu nutze ich MindMeister. MindMeister ist mit meinem absoluten Lieblings-Tool *MeisterTask verbunden. Zusätzlich kansst Du in MeisterNote Notizen anlegen, in die Du direkt Aufgaben integrieren kannst.
3. Tipps zur Umsetzung
Geplant ist schnell. Aber umgesetzt? Tja, ich denke, darüber stolpern wir alle immer wieder. Deshalb kannst Du Dir hier einige Arbeitsweisen aneignen, die ich zum Schluss noch kurz anreißen möchte.
- Bist Du schnell überfordert? Dann ist vielleicht die 1-Minuten-To-do-Liste nach Linenberger etwas für Dich.
- Ich persönlich arbeite gerne nach dem Kanban-Prinzip. So sehe ich auf einen Blick was bereits angefangen wurde, was von wem bearbeitet wird und was auch schon erledigt ist.
Office-Tipp: Wenn Du nun schon dabei bist, umzusetzen, dann lege Dir doch direkt eine sich wiederholende Aufgabe in Deinem Aufgaben- bzw. Projektmanagement-Tool an, damit Du im nächsten Jahr automatisch daran erinnert wirst.
Du siehst also, eine frühzeitige Planung im Herbst sichert Dir ein entspanntes Jahresende. indem Du jetzt Deine Ziele überprüfst, Aufgaben priorisierst und Deine Zeit effektiv einteilst, vermeidest Du stressige Situationen und kannst Dich voll und ganz auf wichtigere Dinge, wie z.B. die Arbeit mit Deinen Kunden oder Zeit mit Deiner Familie, konzentrieren.
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